La facturation des grandes, moyennes et petites entreprises se fait désormais principalement par voie numérique. Les factures papier appartiendront bientôt au passé. La facture numérique présente plusieurs avantages par rapport à la facture imprimée : L'envoi de factures par courrier électronique élimine les frais d'affranchissement, la consommation élevée de papier et le temps nécessaire pour l'impression, l'insertion, l'affranchissement et la livraison au bureau de poste ne doit pas être sous-estimé. Comme les factures électroniques doivent également être archivées sous forme numérique, les coûts d'impression et l'espace nécessaire au classement des dossiers sont économisés. L'envoi rapide du courrier peut également accélérer la réception du paiement. Les factures numériques peuvent être libérées plus rapidement, ce qui permet de respecter beaucoup plus facilement les délais de paiement. La perte de documents devient peu probable.
Le rapprochement automatique des données avec le système de commande réduit le temps et les efforts de traitement. Les factures électroniques peuvent être automatiquement transférées vers un logiciel de comptabilité financière approprié : ainsi, les détachements peuvent être accélérés, ce qui permet de gagner du temps de travail. Mais les factures numériques n'apportent pas seulement des avantages en termes d'accélération des processus de travail, de gain de temps et de réduction des coûts, mais aussi des exigences légales pour les entreprises.
GoBD : nouvelle réglementation pour les factures et reçus numériques
Face à l’évolution technologique, il est désormais facile de concevoir une facture numérique pour répondre parfaitement aux besoins des clients. Facile et rapide, cette nouvelle méthode diminue les pertes de temps. Ainsi, l’innovation de la directive sur la gestion des documents sur les principes pour la bonne gestion et le stockage des livres, des dossiers et des documents sous forme électronique et pour l'accès aux données, permet de faciliter la tâche des commerciales de l’entreprise et booster leurs services.
Les principales dispositions du GoBD sont les suivantes :
- Les factures numériques doivent être archivées de manière inaltérable, ce qui n'est pas possible avec les programmes habituels comme Word ou Excel, mais aussi avec le stockage dans le nuage comme Dropbox et Google Drive. Pour répondre à cette exigence, il faut utiliser des systèmes de gestion des documents (SGD) appropriés. Toute personne qui réalise des bénéfices ou qui a au moins l'intention d'en réaliser doit se conformer à la directive sur les services financiers.
- Les factures numériques et autres documents électroniques tels que les bons de livraison, les reçus, les instructions comptables, les relevés bancaires et les avis doivent être disponibles pour inspection et doivent être conservés pendant 10 ans.
- Les courriers électroniques contenant des factures ou des notes de crédit sous forme de pièces jointes ou de texte doivent également être archivés. Pour un archivage de courrier électronique sûr et conforme à la législation, il faut utiliser un logiciel spécial. Un archivage correct ne peut pas être réalisé avec les programmes de courrier habituels tels que Thunderbird ou Outlook.
Directive sur la facturation électronique pour les marchés publics
Le Parlement européen a adopté une autre directive importante concernant la facturation électronique (loi sur la facturation électronique) en 2014. À partir de novembre 2018, cette norme européenne sera obligatoire pour tous les grands ministères et autorités fédérales ; l'année prochaine, les villes, municipalités et autres clients du secteur public devront également s'y conformer.
Cette norme précise que les pouvoirs adjudicateurs ou les entités adjudicatrices sont tenus d'accepter et de traiter les factures électroniques. Elle a ainsi créé une base juridique contraignante pour les pouvoirs adjudicateurs en ce qui concerne la réception et le traitement des factures numériques.
L'objectif principal est de faire en sorte que le traitement des factures soit entièrement automatisé. Le destinataire devrait donc traiter les factures automatiquement et numériquement sur la base de données structurée.
Cette directive n'est pas encore contraignante pour les entreprises non étatiques. Néanmoins, on peut supposer que la norme européenne s'appliquera à toutes les entreprises dans un avenir proche. En effet, de nombreuses entreprises allemandes collaborent avec le secteur public et le facturent.
Une facture électronique doit répondre aux exigences suivantes, conformément à la norme de l'UE :
- La facture doit être créée, envoyée, reçue et traitée dans un format électronique (tel que le PDF).
- La facture peut être envoyée par courrier électronique ou téléchargée sur un serveur.
- Le destinataire de la facture doit accepter la facture numérique.
- La facture doit être lisible pour l'homme.
- L'authenticité de l'origine de la facture doit être garantie par une signature numérique ou une autre procédure de contrôle.
- La facture doit être intacte.
Toutes les informations obligatoires essentielles figurant sur une facture pour la déduction de la taxe en amont doivent être incluses dans la facture numérique. Les délais légaux de conservation des factures électroniques en Allemagne sont de 10 ans.
Ajustements techniques et internes à l'entreprise susceptibles d'être imminents
Pour de nombreuses entreprises, le passage à une norme de facturation électronique implique des ajustements techniques et internes à l'entreprise. En ce qui concerne les adaptations techniques, l'utilisation de modèles de données pouvant mettre en œuvre la directive européenne sera nécessaire. L'un de ces modèles de données est, par exemple, le ZUGFeRD (qui signifie : Guide de l'utilisateur central du Forum elektronische Rechnung Deutschland).
Une facture numérique, créée selon la norme ZUGFeRD, permet l'échange de données sans avoir à spécifier le format de fichier avec le destinataire. Le fichier est basé sur un fichier PDF/A3 dans lequel sont intégrés des fichiers XML structurés.
Le format permet donc de transmettre des données de facture structurées dans un fichier PDF. Les données peuvent être lues et traitées directement sans autre étape de traitement. Cela signifie que le dépôt peut être entièrement automatisé.
